第一章总则

第一条 为规范档案管理工作，有效地保护和利用档案，更好地为中国儿童少年基金会（以下简称中国儿基会）各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》及全国妇联相关要求，制定本办法。

第二条 本办法中的文书归档范围包括签署的各种合同、协议、开展公益活动的所有文字资料、请示、报告、信函、各种证书、奖牌、领导题词、宣传品等中国儿基会发展中所形成的有价值的材料。

第二章职责和任务

第三条 文书档案管理的责任部门为办公室，责成专人负责。档案管理人员的职责和任务是：

（一）负责集中统一管理中国儿基会的文书档案，积极提供查阅服务。

（二）对各部门形成的各种文件材料的收集、整理、立卷、归档工作进行监督和指导。

（三）按规定向全国妇联档案管理部门报送档案案卷目录。

（四）办理领导交办的其他有关档案业务工作。

第四条 文书档案的立卷单位为各部门，指定专人负责档案工作。其职责、任务和要求是：

（一）按照全国妇联《归档文件整理步骤与方法》，及时完成立卷归档工作。

（二）本部门经办的基金会各级领导传阅、批复、办理完毕的各种文件材料及开展各项公益活动的文件资料需及时整理立卷，并于活动结束后3个工作日内移交办公室归档保存。移交时要按照卷内目录交接清楚，作好登记。

（三）由各部门经办的基金会与外单位签署的协议、合同盖章生效后10个工作日内移交办公室留原件存档。

（四）有文号的文件要将发文稿纸连同正式文件一并交办公室统一归档。

（五）工作人员调离本部门，应办理文件交接手续，个人不得擅自带走或随意销毁。

第三章档案利用

第五条 因工作需要利用档案的，可直接到办公室查阅，如需查阅加密文件，需经秘书长签批。

第六条 借阅档案须办理登记手续,归还时予以注销。借出的案卷，使用完毕应及时退还，一般不得超过两周。

第七条 借阅人对借出的案卷，必须妥善保管，不得任意转借、遗失、污损和乱改乱划，更不得拆散原卷或抽取文件。